ms point

Modul-8
PENGOLAH PRESENTASI DASAR : Ms. POWERPOINT 2007
1. Mengenal Ms. PowerPoint 2007
Microsoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat presentasi secara
elektronik yang handal. Presentasi Power Point dapat terdiri dari teks, grafik, objek
gambar, clipart, movie, suara dan objek yang dibuat program lain. Program ini pun
dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas, atau dengan menggunakan
transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead, serta dapat dicetak
untuk ukuran slide film. Apabila dibutuhkan dibagikan kepada audiens sebagai bahan
pendukung dalam presentasi, maka kita dapat mencetaknya seperti notes, handout
dan outline. Kita juga dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui
internet maupun intranet.
Tampilan Ms. PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan
dibandingkan versi sebelumnya. Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms.
PowerPoint 2007 juga ada versi yang belumnya, tetapi tampilannya sangat berbeda
dan terdapat beberapa fitur tambahan. Jika Anda telah menguasai Ms. PowerPoint
sebelumnya, maka Anda akan lebih mudah untuk mempelajari kembali
penggunannya pada Ms. PowerPoint 2007.
1.1. Mengaktifkan Ms. PowerPoint
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms. Power Point 2007
yang ada di komputer Anda.. Pengaktifan Ms. Power Point 2007 ini bisa dilakukan
dengan langkah berikut :
􀂙 Klik START, pilih Program, pilih Microsoft Office, dan kemudian klik Power Point.
Start Program Microsoft Office Micorosoft
Office PowerPoint 2007
Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer
lainnya,
Gambar 1.
Mangaktifkan Ms. PowerPoint 2007
􀂙 Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop,
maka Anda dapat mengaktifkan Ms. PowerPoint 2007 dengan mengklik
(double click) icon shortcut tersebut.
1.2. Lembar Kerja Ms. PowerPoint
Seperti telah disampaikan di atas, tampilan lembar kerja Ms. PowerPoint 2007
berbeda dengan Ms. PowerPoint sebelumnya (mis: Ms. PowerPoint 2003), begitu
juga dengan penggunaan istilahnya.
Gambar 2.
Lembar Kerja Ms. PowerPoint 2007
Gambar 3.
Tool in Ms.PowerPoint
1.3. Fungsi dari Tools dalam Ms. PowerPoint 2007
Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms. PowerPoint 2007 dibandingkan versi
sebelumnya, antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan
menubar dan Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group).
1. Fungsi Utama Tombol Ms. Office (Ms. Office Button)
Ms. Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File, antara lain : New, Open,
Save, Save as, Prit, Prepare, Send & Publish.
Gambar 4.
Fungsi Ms. Office Button
2. Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save, Undo, and
Repeat. Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan.
Gambar 5
Quick Access Toolbar
Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick
Access Toolbar, maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar,
seperti gambar berikut ini :
Gambar 6
Customize Quick Access Toolbar
3. Ribbon Tabs
Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool
Groups. Ribbon tabs dalam Ms. PowerPoint 2007 antara lain : Home, Insert,
Design, Animations, Slide Show, Review, dan View.
Gambar 7.
Ribbon Tabs
a. Ribbon Tab Home
Gambar 8.
Ribbon Tab Home
Pada gambar 8, pilihan pada Ribbon Tab Home, kemudian akan muncul
Ribbon yang terdiri dari beberapa tool group, antara lain : Clipboard, Slides,
Font, Paragraph, Drawing dan Editing, yang berfungsi untuk mengatur format
slide dan isinya.
o Clipboard, terdapat tombol copy, paste, cut, dan format painter.
o Slide, terdapat tombol add slide, layout, reset dan delete.
o Paragraph, terdapat tombol untuk mengatur perataan (alignment),
bullet and numbering, line spacing, dan beberapa tombol
untuk mengatur paragraph.
o Drawing, terdapat tombol Text Box, Austoshape, Arrange, Quick
Styles, Shape Fill, Shape Outline, dan Shape Effects.
o Editing, terdiri dari tombol Find, Replace, dan Select.
b. Ribbon Tab Insert
Gambar 9.
Ribbon Tab Insert
Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group, antara lain :
􀂙 Tables, perintah untuk menambahkan table pada tampilan slide Anda.
􀂙 Illustrations, terdapat tombol-tombol yang bisa Anda gunakan untuk
menyisipkan gambar, clipart, photo album, shapes, smartart, dan chart
(grafik).
􀂙 Links, tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk
membuat link pada slide.
􀂙 Media Clips, untuk memperkaya tampilan slide Anda, maka anda dapat
menambahkan file sound (suara) atau movie (film).
c. Ribbon Tab Design
Gambar 10. Ribbon Tab Design
Jika anda mengklik Ribbon tab Design, maka akan muncul Ribbon dengan
beberapa tool group, antara lain : Page Setup, Themes, dan Background,
berfungsi untuk mendesain slide Anda.
o Page Setup, terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide,
apakah anda akan menggunakan orientasi portrait atau landscape.
o Themes, Anda bisa menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan
oleh Ms. PowerPoint 2007untuk slide Anda.
o Background, untuk memperindah slide yang Anda buat, anda bisa
menata latar belakang slide Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup
ini.
d. Ribbon Tab Animations
Gambar 11. Ribbon Tabs Animations
Pada Ribbon Tab Animations, Anda bisa menambahkan berbagai macam
bentuk animasi pada slide Anda. Terdapat 3 tool group yang bisa Anda
gunakan, antara lain :
􀂙 Preview, tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari animasi yang
Anda berikan untuk slide Anda.
􀂙 Animations, Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada
slide, terdiri dari animate dan custom animations.
􀂙 Transition to This Slide, untuk memebrikan slide pada perpindahan slide
yang Anda buat.
e. Ribbon Tab Slide Show
Gambar 12.
Ribbon Tab Slide Show
Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group, antara lain :
􀂙 Start Slide Show, untuk menentukan dari mana slide Anda
dijalankan, apakah dari awal (from beginning) atau dari slide yang
sedang aktif (from current slide show) atau pilihan Anda sendiri (custom
slide show).
􀂙 Set Up, pada tool group ini terdapat tombol yang bisa digunakan
untuk menyembunyikan slide (hide slide), merekam narasi (record
narration) dan menentukan urutan slide (rehearse timings) yang akan
ditampilkan.
􀂙 Monitors, Anda bisa mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada
tool group ini.
f. Ribbon Tab Review
Gambar 13.
Ribbon Tab Review
Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini, antara lain :
􀂙 Proofing, digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang
Anda buat di slide.
􀂙 Comments, Anda bisa memberikan catatan pada slide yang Anda buat.
􀂙 Protect, Anda bisa menggunakannya untuk melindungi slide presentasi
yang Anda buat.
g. Ribbon Tab View
Gambar 14.
Ribbon Tab View
Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain :
􀂙 Presentation Views, pada bagian ini Anda dapat melihat keseluruhan
dari slide yang telah Anda buat. Anda bisa melihatnya secara normal,
slide sorter, notes page, dan slide show. Selain itu Anda juga dapat
membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan.
􀂙 Show/Hide, untuk membantu Anda dalam membuat slide presntasi, Anda
bisa menampilkan penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines).
􀂙 Zoom, Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau
secara normal.
􀂙 Color/Grayscale, Pada bagian ini anda dapat menentukan apakah slide
yang Anda buat berwarna (color) atau hitam putih (grayscale).
􀂙 Window, Anda manata tampilan window PowerPoint apakah secara
cascade, split, atau berpindah ke window lain.
4. Dialog Box Launcher
Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut
sebalah kanan bawah tools Group, maka akan teruka Dialog Box yang
mempunyai pilihan dan setting dari toolgroup tersebut.
1.3. Menyimpan Dokumen Ms. PowerPoint 2007
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan
menyimpan dokumen yang Anda buat, antara lain :
􀂙 Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms. PowerPoint 2007,
maka dokumen tersebut tidak dapat dibuka pada Ms. PowerPoint versi
sebelumnya.
􀂙 Selalu menggunakan Save as untuk menyimpan dokumen,
karena akan memudahkan memilih tipe penyimpanan, disesuaikan
dengan Ms. PowerPoint yang digunakan dan kebutuhan lainnya.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen, antara lain :
1. Klik logo/tombol Ms. Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja,
kemudian pilih Save as. Ms. Office Button >> Save as
Gambar 15. Menu Save as pada Ms. Office Button
1. PowerPoint Presentation, Anda dapat menyimpan dokumen yang anda
buat sesuai dengan format Ms. PowerPoint 2007 (*.pptx)
2. PowerPoint Show, Anda menyimpan dokumen yang Anda buat dimana
jika Anda mengaktifkannya maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show.
3. PowerPoint 97-2003 Presentation, Menyimpan copy dari presentasi
yang anda buat dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003.
4. Find Add-Ins for other file format, Anda dapat menyimpan dokumen yang
Anda buat dalam bentuk file formet yang lain, misalkan pdf dan xps.
5. Other Formats, membuka dialog box Save as, untuk memilih dari semua
tipe file format yang tersedia atau memungkinkan.
Gambar 16.
Dialog Box Save As
2. Dasar Pembuatan Presentasi
Pada bagian ini kita akan mempelajar mengenai Task Pane, Slide Layout, dan
Design Template.
2.1. Menggunakan Task Pane
Microsoft Power Point XP memiliki beberapa task pane yang membantu Anda
melakukan berbagai tugas: membuat presentasi baru; memilih layout untuk slide;
memilih design template; skema warna atau skema animasi; membuat
animasi; mengatur transisi slide; mencari dokumen; dan menyalin beberapa item
sekaligus.
Gambar 17. Task Pane
Ada beberapa langkah untuk
NO PERINTAH
1 Penggantian dari satu task
pane ke task pane lain (ada
10 task pane)
memanfaatkan fasilitas task pane :
LANGKAH
Pada sudut kiri atas panel, klik panah ke belakang
dan ke depan untuk melihat task pane lain
yang telah terbuka.
2 Menampilkan Task Pane Pada Menu View, klik Task Pane (bila
belum mempunyai tanda checklist di sebelahnya)
3 Menampilkan 10 fasilitas
task pane.
Pada sudut kanan atas task pane, klik panah ke
bawah , dan kemudian klik task pane yang
anda
inginkan.
4 Menutup Task Pane Klik kotak close pada sudut kanan atas.
5 Menampilkan Task Pane
New Presentation.
6 Menampilkan atau
menyembunyikan task pane
New Presentation pada saat
mengaktifkan Power Point
XP.
- Apabila task pane belum aktif, pada Menu
File Klik New
- Apabila taske pane sudah aktif, pada
Fasilitas task pane klik New Presentation
Pada bagian bawah task pane new presentation,
pilih atau hilangkan checklist Show at startup.
7 Menampilkan task pane
Clipboard
- Pada menu Edit, klik Office Clipboard
- Pada task pane pilih fasilitas Clipboard
8 Menampilkan task pane
Basic Search.
- Apabila task pane belum aktif, pada menu
File, klik Search.
- Apabila task pane telah aktif, pilih fasilitas
Search.
9 Menampilkan task pane
Advanced Search
Setelah Basic Search aktif, kemudian klik
Advanced Search.
10 Menampilkan task pane
Slide Layout
- Apabila task pane belum aktif, pada Menu
format, klik Slide Layout
- Apabila task pane telah aktif, pilih fasilitas
Slide Layout.
- Anda juga dapat mengaktifkannya
dengan
mengklik kana pada Slide Pane,
kemudian klik Slide Layout.
11 Menampilkan atau
menyembunyikan task pane
slide layout pada saat
menyisipkan sebuah slide.
Pada bagian bawah task pane Slide Layout, pilih
atau hilangkan kotak checklist Show when
inserting new slide.
12 Menampilkan task pane
Slide Design.
- Pada menu format, klik Slide Design
- Pada toolbar formating, klik Design
- Anda juga dapat mengaktifkannya dengan
mengklik kanan pada Slide Pane, kemudian
klik Slide Design.
13 Melihat Design Template Klik Design Template di bagian atas panel.
14 Melihat Skema Warna Klik Color Sheme di bagian atas panel
15 Melihat Skema Animasi Klik Animation Scheme di bagian atas panel
16 Menampilkan task pane
Custom Animation
- Apabila task pane belum aktif, pada menu
Slide Show, klik Custom Animation.
- Apabila task pane sudah aktif, klik fasilitas
Custom Animation.
- Anda juga dapat mengaktifkannya
dengan mengklik kanan pada Text Box di
Slide Pane, kemudian klik Custom
Animation.
17 Menampilkan task pane
Slide Transition
- Apabila task pane belum aktif, pada Menu
Slide Show, klik Slide Transition
- Apabila task pane telah aktif, pilih fasilitas
Slide Transition pada panel.
- Anda juga dapat mengaktifkannya
dengan mengklik kanan pada Slide Pane,
kemudian klik Slide Transition
Tabel 2.1.
Menggunakan Task Pane
2.2. Memahami Slide Layout
Layout merupakan fasilitas yang membantu kita mengatur sebuah slide. Layout
memiliki placeholder sebagai tempat teks seperti judul dan daftar ber-bullet dan isi
slide seperti tabel, grafik, gambar, bentuk dan clip art.
Placeholder adalah kotak dengan titik-titik yang merupakan bagian dari
kebanyakan layout slide.
Text Layouts :
Layout dasar dengan
placeholder untuk judul dan daftar
ber-bullet.
Contents Layout:
Layout dasar dengan
placeholder untuk judul dan
content.
Text and Content Layouts::
Layout dasar dengan
placeholder untuk judul dan daftar
ber-bullet dan content..
Gambar 19. Slide Layout
Setiap kali Anda menambahkan slide baru, Anda dapat memilih sebuah layout
untuk slide tersebut pada task pane Slide Layout. Layout muncul
dalam suatu konfigurasi utuh; Anda juga dapat memilih layout kosong.
Gambar 20.
Contoh Text Layout
Gambar 21.
Contoh Content Layout
Gambar 22
Contoh Text and Content Layouts
2.3. Memahami Design Template
Microsoft Power Point XP menyediakan Design
Template yang dapat Anda gunakan untuk
membuat presentasi yang berpenampilan
menarik dan profesional. Design Template
adalah suatu dokumen yang berisi modelmodel
dalam suatu presentasi, termasuk tipe
dan ukuran bullet dan font; ukuran dan
posisi placeholder; desain latar belakang;
pola warna; dan ukuran slide master.
Apabila Anda sudah memilih Design
Template dan mengaktifkannya, maka akan
mucl seperti pada Gambar 23.
Gambar 23. Design Template
Selanjutnya Anda dapat memilih
penggunaan Template tersebut,
apakah untuk keseluruhan slide
(Apply to All Slides) atau hanya
untuk slide terseleksi saja (Apply
to Selected Slide)
Gambar 24. Template Aktif
3. Referensi
Gumgum, Gumilar. Komputer Aplikasi IK-3 & PR-3. Program Studi Ilmu Komunikasi
dan PR, UNIKOM. Bandung : 2007